Udruženje Baby friend (u nastavku Udruženje) je domaća, neprofitna, nevladina organizacija koja radi na cilj unapređenje i podizanje kvaliteta života budućih roditelja, usvojitelja i hranitelja kroz edukaciju, istraživanje i društveno delovanje u oblasti pronatalitetne politike. Udruženje se zalaže za unapređivanje pronatalitetne politike kroz promovisanje građanskog učešća budućih roditelja, usvojitelja i hranitelja. Aktivnosti udruženja finansiraju razni donatori.
U svom radu, članovi Udruženja će se pridržavati osnovnih vrednosti organizacije i pravila ponašanja koja su regulisana Kodeksom ponašanja za članove u Udruženju: biće motivisani da utiču na pozitivne promene u društvu, imaće optimističan stav u odnosu na budućnost društva u kom živimo, biće posvećeni ciljevima i viziji organizacije, kreativni i istrajni u radu i izražavaće empatiju prema ranjivim kategorijama stanovništva i njihovim potrebama, neće nikada primati poklone u bilo kom obliku od klijenata kojima pružaju pravnu pomoć, bez obzira na njihovu vrednost, niti će od klijenata uzimati bilo kakvu nadoknadu za pruženu pomoć. Članovi će se prema imovini Udruženja odnositi kao dobar domaćin i koristiće je samo u poslovne svrhe. Uvek će se ponašati profesionalno, pouzdano i biće spremni da prevaziđu sve prepreke koje im se nađu na putu ispunjenja vizije Udruženja. Članovi u Udruženju će raditi na transparentan i pošten način i u svakoj situaciji će zadržati svoj integritet. Svojim profesionalnim i ličnim ponašanjem članovi u Udruženju neće narušavati imidž i dobru reputaciju Udruženja, već će se prema svima ophoditi s poštovanjem i dostojanstvom.
Udruženje je uspostavilo pravila, regulative i jasnu podelu radnih dužnosti kao osnov za prevenciju od korupcije. Pravila protiv korupcije imaju za cilj sprečavanje i borbu protiv korupcije. Usmerena su na mere kojima korupcija može da se izbegne kao i na aktivnosti koje treba preduzeti u slučaju da do nje dođe. Korupcija predstavlja zloupotebu moći sa ciljem da pojedinac ili grupa nezakonito ostvari korist. Osim finansijske koristi korupcija podrazumeva i druge vrste koristi i može se ispoljiti u obliku: podmićivanja, mita, pronevere, iznude i pristrasnosti.
Udruženje ne prihvata korupciju ni u jednom njenom obliku. ČlanovimaUdruženja je najstrožije zabranjeno da nude, traže ili primaju novac, poklone (bez obzira na njihovu vrednost) ili usluge, u obavljanju svog posla i u vezi sa poslom. Obaveza svih članova u Udruženju je da spreče svaku pojavu korupcije.
Članovi Udruženja moraju da se pridržavaju pravila protiv korupcije i da rukovodsto obaveste u slučaju da se ona krše. Izvršna direktorka je odgovorna da svi članovi budu upoznati sa pravilima protiv korupcije kao i da ova tema bude uključena u redovne sastanke i obuke članova.
Članovi Udruženja su u obavezi da odmah obaveste rukovodstvo u slučaju da posumnjaju, primete ili budu izloženi korupciji. Sve informacije vezane za korupciju prijavljuju se izvršnoj direktorki ili osobi koja je zamenjuje u njenom odsustvu na diskretan i bezbedan način. Izvršna direktorka će pokrenuti istragu kako bi se utvrdila eventualna korupcija. Ukoliko se nakon istrage utvrdi da je član učestvovao u korupciji biće mu izrečena najstrožija disciplinska mera (isključenje iz Udruženja).
Udruženje je utvrdilo Pravila o nabavkama koja imaju za cilj obezbeđivanje optimalnih radnih uslova, kontinuiranog poslovanja i sprečavanje i borbu protiv korupcije. Nabavka podrazumeva proces snabdevanja materijanlim i nematerijalnim sredstvima za rad. Predmet nabavke (redovne i periodične) može biti roba ili usluga. Pod robom se smatraju osnovna sredstva i potrošni materijal, dok usluge podrazumevaju širok spektar različitih aktivnosti pruženih od strane trećih lica. Pravila o nabavkama su u skladu sa zahtevima domaćeg zakonodavstva i posebnih zahteva donatora.
Udruženje će obavezno pribaviti tri ponude za nabavku robe ili usluga u vrednosti preko 500 USD ili u skladu sa zahtevima donatora. Nakon sagledavanje više parametara (cena, kavalitet, rok isporuke i dr.) odabraće se najpovoljnija ponuda. Plaćanje dobara i usluga vršiće se na osnovu predračuna ili računa. Svaki predračun/račun mora biti potpisan od strane zaposlenog koji je naručio/primio robu ili uslugu. Plaćanje dobara i usluga može biti izvršeno tek nakon potpisanog vaučera od strane izvršne direktorke ili lica koje je menja u njenom odsustvu.
Finansijsko poslovanje pratiće se kroz glavnu knjigu u kojoj se evidentiraju sve finansijske transakcije obavljene preko banke ili u gotovini, kao i kroz knjigu blagajne u kojoj se evidentiraju sve finansijske transakcije u gotovini.
Finansijsko i knjigovodstveno poslovanje Udruženja se vodi u skladu sa domaćim propisima i posebnim zahtevima donatora. Finansijsko poslovanje Udruženja je kontrolisano od strane ovlašćene revizorske kuće.
Novi Sad, 17.12.2018. godine
Julija Đisalov
Direktor Udruženja Baby friend